【Asana】マイタスクで絶対すべき2つのこと【画像で徹底解説】

2021年9月17日2021年10月22日Asana

こんにちは。ASANA認定プロの草食ねこです。

この記事では、Asanaの超基本的な機能である「マイタスク」について、「絶対にすべきこと」と「それをどう伝えるか」をお伝えします。

この記事を読めば、「マイタスク」を使う上で、自分を含めたすべてのチームメンバーが最低限たどり着くべき状態が明確になり、今後のタスク管理、プロジェクト管理を改善していく方向性が見えるようになります。

きっと生産性が上がって、Asanaを手放せなくなりますよ！

社外の人とChatw○rkとかでやり取りしてると、

という気持ちになり、気づいたらプライベートでも使うようになることでしょう！笑
（実際私のチームでは半数以上がプライベートでも使っていました）

また、チームメンバーにマイタスクの使い方を教えるとき、まずどこに集中してどの部分に気をつければいいのかがわかり、Asana「なんとか使えている」という段階にたどり着けます。

マイタスクの目的

マイタスクは一言でいうとTODOリスト。

では、Asanaというアプリケーションの中で、あるいは業務の中で、マイタスクという画面の目的は何でしょうか？

端的に言えば、それはタスク管理。つまり、自分のすべきことを管理することです。

さらに言えば、理想的には、それを起点にプロジェクト管理をし続けることも重要です。

具体的なHow-Toに入る前に、

• どうしてAsanaで管理することが大切なのか
• マイタスクで何をしなくてはいけないのか

について、少し考えてみましょう。

タスク管理とプロジェクト管理

通常、タスクはプロジェクトの中で生まれます。つまり、プロジェクト管理が先にあります。そこでそれぞれのメンバーにタスクがアサインされると、今度は個々のメンバーがタスク管理をすることになります。

ですが、実際にはそう単純ではなく、

• タスクを割り当てられたが、担当者キャパシティを超えてしてしまっている
• タスクを精査してみると目的からずれている
• 優先順位がおかしい

など、タスク管理からプロジェクト管理へ戻っていくこともしばしばあります。

この2つはつながっていて、だからこそ、プロジェクト管理とつながっている形でのタスク管理が重要になってきます。Asanaなしではこれが難しい。

ですが、これができるようになると、プロジェクトの効率が驚くほど改善していきます。

この記事では、「タスク管理」側から、つまり、マイタスクで具体的に何をすればいいのかに集中してお伝えします。

単なるTODOリストの問題点

単なるTODOリストは、who以外の5W1Hの情報が欠けています。

つまり、なぜ、いつ（いつまでに）、何を、どこで、どのようにタスクをこなせばいいのかがわかりません。

プロジェクトにも紐付いていません。

結果として、個々のタスクの優先順位も当然わかりません。

マイタスクのいいところ

一方、マイタスクでは、期日や説明を使うことでそのほとんどが明確です。

また、少しぼやけていてもコメント欄で確認したり、紐付いているプロジェクトを確認でき、長期的な目的やチームの他のタスクとの関係性も明確です。

マイタスクとTODOリストの比較

	TODOリスト	Asana
いつ（いつからいつまで）	書いてあるときもある	開始日も期日もOKタイムラインでも確認できる
誰が	OK	OK
どこで/なにを	ざっくりは書ける	説明に詳しく書き出せる
どのように	✕（頭の中だけ）	説明とサブタスクに詳しく書き出せるコメントで確認できる
なぜ（目的と完了定義）	✕（頭の中だけ）	説明や親タスク、プロジェクトなどで確認できるコメントで確認できる
プロジェクトとのかかわり	✕（頭の中だけ）	しっかりわかる
優先順位	適当にはつけられる	しっかりわかる
タスクの大きさ	✕（頭の中だけ）	工夫すればわかる
一週間の計画	きつい	かんたんにできる

人間の頭の中にある「イメージ」というのは非常にあいまいです。書き出して客観的に見える状態にするまでは信用できませんし、認識も共有できません。

言い換えれば、これまでこれだけの情報をあいまいにしたまま仕事をしてきたわけです。そりゃあ手戻りとか認識違いとかわんさか起きますね～。

これを一つ一つきっちり決めていくことは、ちょっと考えればとても効率的だし重要だとわかります。

ですが、それだけ考えるエネルギーが必要になるのでなかなか習慣化するのは大変です。この点では覚悟が必要ですね！

マイタスクを使う上で意識すべき3つのポイント

つまり、マイタスクを使う上で意識すべきポイントは、次の3つ。

です。

これを徹底することで、自分自身のタスクも管理できますし、チームとのコラボレーションも自然とうまくいくようになります。

では、マイタスクで具体的にどのようにすすめて行けばいいのかを見ていきましょう。

最低限すべき2つのこと

マイタスクにはたくさんの機能がありますが、それを一度に使いこなすことはできません。

そもそも、タスクに対して5W1Hを明確にする、という作業は多くの人にとって「慣れない」かつ「すごく頭を使う」作業になるので、まずはそれを習慣づけてもらうことが大事です。

ここでは「ほんとのほんとに最低限」何をしないと業務が回らないのか、についてお伝えしてきます。

結論から言えば、本当の本当に最低限すべき作業は2つ。

です。そして、その2つを徹底する中で具体的に必要なマイタスクの操作があります。それぞれ見ていきましょう。

つねに「最近の割り当て」を空にし続けること

普段の業務フローの中では、通常、「最近の割り当て(Recently assigned)」という一番上のセクションにタスクが入ってきます。まずすべきことは、ここでのタスクの精査と期日の設定です。

期日の設定

忙しい時、特に意識するのが、「期日の設定」です。他の要素を追加する時間がなくても、これだけはすべてのタスクに漏れなく設定してください。

ここを失敗すると、かなりの確率で「意図せず無視してしまう」状況が発生し、ほぼトラブルになります。自分で作ったタスクであっても同様です。

期日を設定してください。

• 

あとは、必要に応じて5W1Hを確認し、タスクを明確化・細分化して行きます。

説明の追加

期日以外の情報は、基本的にほとんどが「説明」のセクションに入ります。

• 

基本的には、タスクを作成する人が「目的」と「完了定義（定性的・定量的にどういう基準で完了とみなすか）」を書くのが望ましいです。

それこそ、ちょっとしたタスクでも、目的が書いてないばかりに手戻りを起こしたり、完了定義が書いてないばかりに終わっていなかったりと、トラブルの原因になります。

すべてのタスクに書くのは難しいですが、それなりの重さのタスクであれば基本的には書くようにチームで徹底しましょう。

また、タスクを渡された人がこの説明欄を使って「どうやってタスクを実行するか」について書き出すことは、考えるとともに情報共有にもつながるので一挙両得です。どんどん書く癖をつけましょう。

コメント

タスクの目的や完了定義に不明確な部分があるときは、決して妥協してはいけません。必ずコメントで確認をとってください。

• 

半角で@を入れるとメンションができるので、タスクをアサインした人やプロジェクトリーダーなどを指名して質問しましょう。メンションしない場合、回答が返ってこない可能性がかなりあるので、必ずメンションするようにしておきましょう。

親タスクやプロジェクトの確認

• 

割り当てられたタスクがサブタスクの場合、目的や完了定義が親タスクにだけ書いてあることもかなりあります。
同様に、プロジェクトの説明やマイルストーンに書いてあることもあります。

必要に応じてそれらを確認し、コピーして説明に追加しておくことで、後からスムーズにタスクに取り組めるようになります。

また、親タスクやプロジェクト内のタイムラインを確認することで、どのくらい急ぎのタスクなのか、重要度はどのくらいで、他のタスクとの優先順位付けをどうしたらいいのか、ということを確認できます。

不明点があれば、どんどんコメントで確認していきましょう。

サブタスクの作成（タスクの細分化）

• 

目的や完了定義が明確になったら、後はタスクの細分化です。「30分以上時間がかかるものは必ず細分化する」くらいがおすすめです。

理想的には、

具体的に何をどうしたらいいか最初から最後まである程度イメージでき、無意識に体が動き出せるレベル

にまで細分化できている状態が望ましいです。

たとえば、「～とMTGをする」というのはタスクとしては微妙です。

など、すべきことはたくさんあります。

これをあらかじめサブタスクとして細分化しておけば、直前になって準備が間に合わないとか、会議室がないとか、生産性のないMTGだとかといったことがかなり減ります。

また、サブタスクが全部自分でできなければ、他の人にお願いすることもできます！　←重要

タスクを始めるにはエネルギーが必要ですが、細分化することで始めやすくなる効果もあります。なにもないところから料理を作るのは大変ですが、レシピを確認するだけならかんたんですよね。細分化しましょう。

（できれば）タスクの重み付け

理想を言えば、タスクが振られた時点でタスクの重さを考えて、1時間かかりそうなら【1】とか入れておくと、細分化が必要なのかがわかっていい感じです。また、一日のタスク量の目安にもなります。

例：【2】家中をパトロールする

タグでやってもいいんですが、カレンダーやタイムラインなどの機能で見たときにわかりにくくなってしまうので、個人的にはタスク名に無理やり入れちゃうのがおすすめです。

セクションの移動

そして、確認が終わったタスクは、「最近の割り当て」以外のセクションに移動しましょう。

• 

こうすることで、「割り当てられたけどまだ確認できていないタスク」を明確に区別することができます。必ずセクションを移動してください。

自分でセクションを作成してもいいですが、まずはとりあえず「本日の作業」、「来週の作業」、「後にする」のセクションを使ってください。基本的には、「来週の作業」は一週間以内、「後にする」はそれ以降という感じです。

ルールを設定すれば、近日や後日に設定したタスクを自動的に「本日の作業」に移動することもできます。

つねに「期日」が過去のタスク（通称「赤いDueDate」）をなくすこと

割り当てタスクを一通り確認したら、次はDueDateの確認です。

これは、必ず毎朝、できれば毎晩行うようにしてください。

やり方はかんたんで、ソート→期日と選んでいくだけ。「セクション内でソートする」のオプションは外してください。

• 

ここで赤い期日になっているものがあれば、すぐにコメント欄で期日の延長ができないか相談しましょう。

• 

優先順位付け

一通りタスクとセクションを整理したら、最後は優先順位付けをしましょう。

期日が今日のタスクがありえない量になっていませんか？
今週のタスクが明らかにキャパオーバーになっていませんか？

あとは、実現可能な状態になるまで、期日の変更やタスクの削除を行っていくだけです。

期日を変更が必要になったら

予定を変更する際は、会社にとってのインパクトの重さとそこにかかる時間などのコストを考慮して、自分なりに優先順位をつけてみましょう。優先順位がつかなければ、即相談。期日どおりにでなさそうであれば、即相談。

後回しにせず、コメント欄を活用してすぐに相談してください。あるいは、早急にMTGのタスクを作成し、MTGを実施してください。次のアクションをすぐにAsana上で実行してしまうのが重要です。

理想を言えば、カレンダーも確認できるとベターです。細分化がしっかり出来ていれば、感覚的にもわかりやすくタスクのボリュームが確認できます。

• 

また、緊急度、重要度に応じてタグをつけることができればなお良いです。緊急でも重要でもないタスクはやらなくていいです。

チームメイトに伝えるときの注意点

さて、これで、普段の業務の中で本当に最低限何ができないとうまくいかないのか、かなり具体的にイメージが湧いたと思います。あとは、これをチームで実践するだけ！

とはいえ、これが一番たいへんですから、最後にポイントを書いておきます。

意識すべきことを絞り込む

この記事のコンセプト自体がそうですが、普段意識すべきことを絞り込んで徹底させるのがまず重要です。
導入初期であれば、

この３つだけでも徹底することが重要です。
実際は、ここにInboxをすべてアーカイブできているか、というもう一つのルールを入れて導入を行うのが望ましいでしょう。

MTGや朝礼などで相互にチェックをする

チェックの仕方は正直かなり組織によります。

Asanaはマネジメントツールとしての側面もあるので、マネージャーが定期的な面談やMTGの際に「最近の割り当て」や「赤い期日」を確認するという方法もあるでしょう。

あるいは、チームメンバー同士で毎朝チェックしてもらうのもいいかもしれません。

私の場合は、各チームにDX担当を配置してチェックしてもらっていたのと、私が抜き打ちでチェックをしたりしていました。笑

マイタスクの画面は本人にしか見えないので、リモートでやっている場合は「画面共有」か「スクリーンショット」をすることになり、少しハードルが上がりますが仕方ありません。

このチェックは、Asana上でのコミュニケーションだけで基本的な業務が回る状態になるまで徹底して行うことが望ましいです。目安として、1ヶ月程度は見ておいたほうがいいでしょう。

環境づくり、雰囲気づくりが最も大事

いずれにせよ、最も重要なのは「やらないとまずい」という環境作り、雰囲気作りです。

マネージャー層がそもそも納得していない場合、まず導入はうまくいきません。

なぜAsanaを使う必要があるのかについてチーム内で共通の認識ができていなければやはりうまくいきません。

もちろん、Asanaの使い方をメンバーが理解していなければ、当然うまく行きません。遠足は一番足の遅い人を基準に進みます。

しつこいくらいに目的を再確認し、ステップを徹底的に小さくし、業務が回って効果が実感できるまで徹底的にサポートする。

毎週、導入状況を振り返るときに、この部分を意識して改善点を洗い出してください。

もっと詳しく知りたい人は

もっと詳しく知りたい人向けに、いくつかリンクを貼っておきます。

ASANA公式リンク

マイタスクの始め方

Asana ヒント: マイタスクをマスターする 4 つの方法

別記事リンク

今すぐできること

まとめ

以上、長くなりましたが、Asanaのマイタスクを利用する上で最低限覚えるべきポイントでした。

●マイタスクの目的は、自分のすべきことを管理すること。理想的には、それを起点にプロジェクト管理をし続けること。

●マイタスクを使う上で意識すべき3つのポイントは…

●最低限すべき2つのことは…

●人に伝えるときは…

最低限というには少し重たいかもしれませんが、これをおろそかにしてしまうと今までの「それぞれの頭の中で」の仕事に逆戻りです。

マイタスクには他にも様々な機能やコツがたくさんあります。しかし、まずは最小限の機能に絞って、大多数のチームメンバーが「もっとAsanaを使いたい」と思うような環境を作り上げることを目指して行ってください！

よいDXを！